Pengertian dan Contoh Surat Penawaran
Dalam hubungan perniagaan,
terdapat istilah surat niaga yang merujuk pada aneka surat yang dimanfaatkan untuk kepentingan
niaga perusahaan atau kerjasama suatu perusahaan. Salah satu bentuk surat niaga
adalah surat penawaran.
Surat penawaran baik penawaran barang / penawaran jasa merupakan jenis surat yang disampaikan oleh penjual
kepada calon pembeli, yang berisi penawaran sesuatu barang atau jasa. Surat
penawaran bisa disampaikan atas inisiatif penjual atau sebagai jawaban atas
surat permintaan penawaran dari calon pembeli.
Dalam penyusunan surat penawaran harus dilakukan dengan teliti sehingga dapat menarik perhatian pembaca. Usahakan untuk dapat menunjukkan keunggulan kualitas barang yang ditawarkan kepada calon pembeli.
Adapun isi pokok dari sebuah surat penawaran yang baik meliputi hal – hal berikut ini:
· Menyebutkan
nama, jenis, mutu dan jumlah barang yang ditawarkan
· Menyebutkan
cara pembayaran yang dikehendaki
· Menyebutkan
cara pembayaran barang
· Menyebutkan
besar potongan harga (bila ada)
· Menyebutkan
harga satuan barang dan harga barang dalam partai besar
· Menyebutkan
tawaran kemudahan-kemudahan lain, semisal garansi, service gratis, dan
lain-lain.
Selain memperhatikan isi pokok
tersebut diatas, penulisan surat penawaran juga harus memperhatikan beberapa
aspek lain seperti :
- · Bahasa surat. Kalimat atau bahasa yang disusun oleh penulis surat dibuat sedemikian rupa agar dapat menarik perhatian para calon pembeli.
- Isi surat harus dapat memberi motivasi kepada pembacanya, sehingga dapat menimbulkan keinginan untuk mengetahui lebih lanjut perihal barang yang sedang ditawarkan.
- Bila surat penawaran tersebut merupakan balasan dari surat permintaan penawaran, maka segala sesuatunya harus diutarakan sejelas mungkin, dan jangan lupa menjawab setiap pertanyaan yang diajukan pada surat permintaan penawaran.
- · Dalam membalas surat permintaan penawaran, jangan lupa menyebutkan nomor surat dan lain-lain hal dari surat yang dibalas tersebut.
- · Sedapat mungkin lampirkan keterangan seperti brosur, leaflet sampel dan lain-lain sesuai dengan permintaan dan sekaligus untuk lebih menarik minat calon pembeli.
Untuk lebih jelasnya, perhatikan contoh surat
penawaran berikut ini :
PT SINAR MUDA
Jalan Anggur Raya V No. 39, Surakarta
Telp (0271) 77777, Fax (0271) 77778
Website : http// www.sinarmuda.co.id
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nomor : 038/ST/V/2015 28
Mei 2015
Lampiran : Tiga Lembar
Hal : PENAWARAN HARGA BARANG
Kepada
Yth. Manager Pemasaran PT DUTA
JAYA
Jalan Bunga Raya V Blok A. 4/ No.
19
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Surat Saudara
tanggal 21 Mei 2015 No 055/DJ/V/2015 perihal permintaan daftar harga dan
keterangan lain, telah kami terima dengan senang hati. Untuk itu kami ucapkan
terima kasih atas perhatian Saudara terhadap perusahaan kami.
Untuk memenuhi
permintaan Saudara tersebut, kiranya dapat kami utarakan hal-hal sebagai
berikut :
1.
Daftar harga lemari es dan AC merek Panasonic dan
Toshiba beserta brosur dan leafletnya kami kirimkan bersama surat ini. Harga
yang tercantum pada daftar harga tersebut sudah termasuk ongkos kirim sampai di
tempat Saudara.
2.
Pembayaran dapat Saudara lakukan satu bulan sesudah
barang sampai di tempat Saudara.
3.
Pembelian dalam partai besar, yaitu di atas sepuluh
buah, kami memberikan discount sebesar 10%.
4.
Setiap barang dilampirkan kartu garansi resmi selama
satu tahun.
Demikian
keterangan yang dapat kami sampaikan kepada Saudara. Semoga surat ini dapat
menjadi jalan terjadinya transaksi jual beli yang menguntungkan kita bersama. Jika
ada hal yang kurang jelas, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami akan dengan
senang hati dan sesegera mungkin menjawab pertanyaan Anda. Terima kasih.
Hormat
kami,
Anjar Tanuri
Manajer
Pemasaran
